Je eerste verloning doen

Je gaat voor het eerst de verloning doen in Employes. Een belangrijke stap, want een correcte loonverwerking zorgt niet alleen voor tevreden werknemers, maar ook voor een goede administratieve basis. Maar hoe doe je dit eigenlijk? In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar je op moet letten bij het doen van je eerste verloning, zodat je zonder stress en met vertrouwen aan de slag kunt.

Voordat je begint met de daadwerkelijke verloning, is het belangrijk om te zorgen dat alle werknemergegevens goed zijn vastgelegd. Denk hierbij aan persoonlijke informatie, contracturen andere relevante gegevens. Controleer daarnaast of alle vaste regelingen, zoals een reiskostenvergoeding of extra toeslagen, bij de werknemers zijn toegevoegd. De regelingen die wettelijk verplicht zijn of vanuit een CAO gelden, worden automatisch toegevoegd, dus daar hoef je niks voor te doen. Zodra je dit gedaan hebt, kun je beginnen met het doen van de eerste verloning.

Je begint met verlonen, door te gaan naar ‘Verloningen’ en bij de eerste maand te kiezen voor ‘Doe de verloning’. Hiermee kom je in het stappenplan terecht.

In de eerste stap, zie je een overzicht van alle werknemers. Per werknemer, heb je de mogeli om te klikken op ‘Extra’. Hier kun je een voorbeeld van de loonstrook bekijken. Ook kun je eenmalige regelingen toevoegen, zoals een bonus of een onregelmatigheidstoeslag. Je kunt hier dus alle werknemers nalopen, en daarna kun je naar de volgende stap gaan.

In stap 2 krijg je inzicht in de nettolonen en kun je alle loonstroken in één pdf downloaden. Ook kun je een mutatie-overzicht bekijken, dat is een overzicht met verschillen ten opzichte van vorige maand. In de eerste maand kun je helaas nog geen vergelijking maken met de vorige maand, maar we raden aan om dit bestand bij volgende verloningen te gebruiken als je een groter aantal werknemers hebt. Verder wordt het te betalen bedrag aan de Belastingdienst weergegeven. Door op het oogje te klikken krijg je een uitsplitsing van deze bedragen.

Maak je gebruik van WBSO? Dan kun je dit hier ook direct invullen. Je dient hiervoor wel eerst in te stellen dat je de WBSO wilt toepassen, dat doe je door naar instellingen te gaan en daar onder overige instellingen WBSO op 'ja' te zetten.

Zodra je alles hebt gecontroleerd, kun je de verloning bevestigen en naar de derde stap gaan.

Zodra je de verloning hebt bevestigd kom je in stap 3 uit en hoef je nog maar een paar dingen te doen, namelijk:

Voor de loonaangifte (en eventuele andere aangiftes) hoef je niks te doen, die worden namelijk automatisch verstuurd. De loonaangifte is meestal binnen tien minuten verwerkt. De pensioenaangifte kan iets langer duren – meestal een paar dagen – vanwege een langere verwerkingstijd.

Hieronder leggen we per stap uit hoe je die uitvoert:

​Betalen van je werknemers

De betalingen aan je werknemers kun je doen met een SEPA-betaalbestand. Dit bestand kun je downloaden in Employes en vervolgens in je bankomgeving uploaden. (Let op: de betalingen gaan dus helaas nog niet helemaal automatisch via Employes, dit moet je dus handmatig doen)

Betalen van de Belastingdienst

Na afronding van de verloning, dien je ook de Belastingdienst te betalen. Je kunt hiervoor de taak bekijken en inzien wat de hoogte van het bedrag is, naar welk bankrekeningnummer je dit dient over te maken en met welk betalingskenmerk. De betaling dient uiterlijk per einde van de volgende maand binnen te zijn bij de Belastingdienst. Wanneer je gebruikmaakt van het SEPA-betaalbestand, kun je hierin ook de betaling aan de Belastingdienst meenemen.

Versturen van de loonstroken

Nadat je de verloning hebt afgerond, kun je een e-mail sturen aan je werknemers met het bericht dat de loonstrookjes beschikbaar zijn om te bekijken in Employes. Wij versturen de loonstroken niet in de e-mail zelf in verband met informatieveiligheid.

Exporteren van journaalpost

Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudpakket waar wij een koppeling mee hebben, dan kun je direct de journaalpost exporteren. Op deze pagina lees je er meer over.

Als laatste stap raden we aan om de verloning te vergrendelen. Dit doe je door in de details van de verloning op het slotje te klikken. Zie hiervoor de volgende afbeelding. Hiermee voorkom je dat je per ongeluk de verloning wijzigt.

Je eerste verloning hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn, zolang je gestructureerd en voorbereid te werk gaat. Met deze stappen als leidraad kun je met een gerust hart aan de slag en weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet. Succes met de eerste run – you got this!