Hieronder staat uitgelegd hoe je gebruik kunt maken van digitaal ondertekenen binnen Employes.
Add-on activeren voor gebruik
Voordat je gebruik kunt maken van digitaal ondertekenen, dien je de add-on te activeren. Klik hiervoor op je bedrijfsnaam linksboven en ga naar pakket & facturatie. In de tweede stap selecteer je de add-on voor digitaal ondertekenen.
Je betaalt 1 euro per ondertekenverzoek. Dit gebeurt zodra een ondertekenverzoek is verstuurd.
Gebruik maken van digitaal ondertekenen
Heb je de add-on toegevoegd? Dan kun je aan de slag! Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga in de tool naar Werknemers
Selecteer een werknemer
Ga vervolgens naar Documenten boven in de navigatiebalk
Er zijn twee opties om een handtekening toe te voegen:
Je kunt een bestaand document uploaden
Een nieuw document maken aan de hand van een standaard template in Employes (Salaris & HR pakket).
LET OP! Als in beide opties de tags onjuist of niet worden gezet worden handtekeningen automatisch bovenin het document geplaatst.
1. Een bestaand document uploaden
Bepaal of je één of twee handtekeningen wil gebruiken. Je kunt in een bestaand document kiezen waar je de handtekening plaatst door het toevoegen van de volgende tags:
{{signature_1}}{{signature_2}}
Als je één handtekening gebruikt is {{signature_1}} de werknemer OF werkgever. Als je twee handtekeningen gebruikt is {{signature_1}} werkgever en {{signature_2}} de werknemer.
Selecteer "Document uploaden" en kies het document waar je de tag(s) hebt ingevoegd.
2. Maak een nieuw document aan op basis van template van Employes
Selecteer "Document maken" en kies het gewenste template (deze moet eerst aangemaakt zijn in Documenten).
Ga in de template onderin naar Signature om 1 of 2 handtekeningen toe te voegen. Je kunt dit doen door onderstaande de tags toe te voegen:
{{signature_1}}{{signature_2}}
Het concept document sla je op.
Het document is nu aangemaakt. De volgende stap is een ondertekenverzoek sturen:
Klik op het pennetje bij het juiste document en kies "Concept publiceren als document"
Vul "Titel", "Categorie", "Delen met werknemer" en "Versturen ter ondertekening" in
Bij "Ondertekenen door" kies je wie het document moet ondertekenen (afhankelijk van het aantal tags, dat je eerder in het document hebt toegevoegd. Als je kiest voor "Bedrijf" of "Bedrijf en Werknemer", dan kun je selecteren wie er namens het bedrijf tekent. Dit kan de werkgever, maar ook een manager zijn. De "Werknemer" is altijd diegene bij wie het document is geüpload.
Klik op "Versturen" en je document wordt verstuurd.
Let op! Als je kiest voor ondertekening door werkgever en werknemer gaat het document eerst naar de werkgever toe en dan de werknemer.
De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een handtekening verzoek. Als je in de e-mail klikt komt de ontvanger vanzelf in het juiste document terecht. Na het ondertekenen ontvangt de gebruiker een email met bevestiging van de handtekening en verificatie.
Status ondertekening document
In de linker navigatiebalk zie je vervolgens een notificatie bij Documenten staan. Je kunt hierdoor goed monitoren wat de status is van je verzonden documenten en in één oogopslag zien hoeveel documenten nog moeten worden ondertekend.
Wanneer een document door zowel het Bedrijf als de Werknemer ondertekent moet worden, dan kun je zelfs zien bij wie het onderteken verzoek nog ligt.
Klik hiervoor op het pennetje en "Document inzien".
Als één of beide handtekeningen zijn geplaatst en je download het document, dan zijn de handtekeningen ook hier zichtbaar.
Let op! Er zit een vertraging in van ongeveer 5 minuten, voordat de ondertekening zichtbaar wordt in Employes.
