Employes is gemaakt om ondernemers makkelijk toegang en inzicht te bieden in hun eigen salarisadministratie, zonder hulp van derden. Maar de software is niet uitsluitend te gebruiken door ondernemers. Je kan in Employes gebruik maken van verschillende rollen. Als zijnde werkgever, manager, werknemer en accountant.
Rolverdeling
De rolverdeling wordt bepaalt door de werkgever. Deze heeft de mogelijkheid om een manager toe te kennen aan een afdeling en om een werknemer of accountant uit te nodigen voor gebruik van het systeem. Ook is het mogelijk om nieuwe externe gebruikers in de administratie uit te nodigen voor een rol als werkgever of manager.
Indien je binnen 1 administratie meerdere rollen hebt, kun je hier tussen schakelen. Dit doe je door in Employes links onderin op je naam te klikken.
Rol: Werkgever
In de rol als werkgever heb je toegang tot alle gegevens van je werknemers en kan je ieder moment wijzigingen doorvoeren. Je hebt ook als enige rol de mogelijkheid om anderen uit te nodigen als gebruiker. Hierbij kies je een rol die jij voor de gebruiker voor ogen hebt.
Rol: Manager
Het is vanaf nu mogelijk om een manager toe te voegen aan een afdeling. In de rol als manager kan je verlofverzoeken van werknemers goedkeuren. Ook is het mogelijk om werknemers toe te voegen en te wijzigen onder het kopje 'werknemers'. Tot op heden was dit alleen mogelijk als 'werkgever'. De rol als manager is alleen te gebruiken wanneer je hebt gekozen voor het 'Salaris, HR & verlof-pakket'.
- Werknemers toevoegen/wijzigen
- Verlof goedkeuren van werknemers
Rol: Werknemer
Als werknemer kan je je loonstroken inzien. Ook is het mogelijk om via het portaal verlof aan te vragen als je een dag vrij wil nemen. In dat geval krijgt een werkgever of manager dan de mogelijkheid om dit goed te keuren. Een werknemer heeft geen toegang tot de salarisadministratie van het bedrijf.
Rol: Accountant
Als werkgever kan je gratis een accountant uitnodigen en hiermee toegang geven tot Employes. De accountant kan dan in de gelijknamige rol meekijken in het systeem.
Uitnodigen gebruiker
Als werkgever is het mogelijk om anderen uit te nodigen als gebruiker. Dit doe je door in Employes naar <instellingen> te gaan en vervolgens naar <gebruikers>. Hier druk je op <gebruiker toevoegen>, waarna je de naam, email en desbetreffende rol voor de gebruiker invoert. Hij/zij ontvangt vervolgens een email om toegang te krijgen tot je salarisadministratie. Een werknemer nodig je eenvoudig uit nadat je een mailadres bij de werknemersgegevens hebt ingevoerd.