Wanneer de werknemer met het Openbaar Vervoer reist, mag je als werkgever de kosten van kaartjes en (onder voorbehoud) abonnementen volledig vergoeden. Dit is vrijgesteld loon. Je mag de vergoeding netto uitbetalen en hoeft deze niet toe te kennen aan de vrije ruimte.

Vaste vergoeding

Wanneer je werknemer een vaste reiskostenvergoeding krijgt (bijvoorbeeld bij het vergoeden van een abonnement) kun je deze vast toevoegen bij de werknemer. Vraag wel altijd de factuur aan de werknemer als bewijs.

  1. Ga via 'Werknemers' naar 'Werknemers'

  2. Klik op het tabblad 'Toeslagen & Vergoedingen' op de knop 'Vergoeding toevoegen'

  3. Kies voor 'Reiskosten' en maak de keuze 'Openbaar vervoer (vrijgesteld loon)'

  4. Geef hier de startdatum aan en het maandelijkse bedrag

Variabele vergoeding

Wanneer je werknemer losse ritten maakt, kun je deze variabel vergoeden (meestal een maand achteraf). Vraag altijd aan de werknemer om kopie van de kaartjes of een overzicht van de gemaakte ritten (bijvoorbeeld van de OV kaart):

  1. Ga via 'Verloning' naar de maand die je wilt verwerken.

  2. Klik bij de werknemer op 'Extra' en dan op 'Toevoegen'

  3. Kies voor 'Meer opties' en dan 'Reiskosten'

  4. Maak de keuze voor 'Openbaar vervoer (vrijgesteld loon)'

  5. Geef hier het totale maandbedrag in

Abonnementen

Voor het vergoeden van abonnementen is het van belang om te kijken hoeveel een werknemer reist en gebruik maakt van het abonnement. Het abonnement kan immers door de werknemer ook privé gebruikt worden.

Kun je aantonen dat het abonnement voordeliger is dan wanneer de werknemer losse kaartjes zou kopen? Dan kun je het abonnement netto vergoeden en valt deze onder Vrijgesteld loon. De werknemer mag hier dan ook privé gebruik van maken. Is dit niet het geval en zou de werknemer goedkoper uit zijn met losse kaartjes, dan is het meerdere belast loon.

€0,19 per kilometer

Als werkgever mag je er ook voor kiezen om €0,19 per kilometer te vergoeden. Ook als de werknemer met het OV reist.

Kijk hiervoor bij het Support artikel "Toevoegen reiskosten per km tot €0,19"

Heb je het antwoord gevonden?