Met de koppeling in Dyflexis is het mogelijk om op een eenvoudige manier gewerkte uren en andere gegevens te importeren in een verloning in Employes. Daarnaast worden nieuw toegevoegde werknemers ook toegevoegd in Dyflexis. Dat scheelt overtypen en extra handelingen.
Wat heb je nodig voor de koppeling?
Voor het gebruik van de koppeling heb je een API-sleutel nodig vanuit Dyflexis. Deze kun je opvragen door te mailen naar [email protected]. Het kan zijn dat hier kosten aan verbonden zijn vanuit Dyflexis.
De API-sleutel kun je daarna terugvinden in Dyflexis. Hiervoor volg je de volgende stappen:
Log in bij Dyflexis
Klik op het tandwiel rechtsboven
Ga naar 'Connection'
Hier tref je de API-sleutel(s) terug. Het is belangrijk dat bij de API-sleutel het vinkje 'actief' aan staat. Zie ook de onderstaande schermafbeelding van Dyflexis.
Maken van de koppeling
Je kunt de koppeling als volgt instellen in Employes
Log in bij Employes
Ga naar 'Koppelingen'
Kies Dyflexis
Klik op Koppelen
Vul je Systeemnaam en API-sleutel in
De systeemnaam is hetzelfde als de bedrijfsnaam van het domeinnaam waarmee je inlogt bij Dyflexis. Mocht je die niet weten, neem dan ook contact op met Dyflexis.
Nadat je de eerste connectie hebt gelegd, is de volgende stap het configureren van de koppeling.
Instellen van de vestiging
Het instellen van de koppeling bestaat uit twee stappen. De eerste stap is het koppelen van de administratie aan een vestiging. Heb je maar één vestiging in Dyflexis, selecteer die dan.
Heb je meerdere vestigingen in Dyflexis die onder 1 loonheffingennummer vallen? Neem dan contact op met Dyflexis voor het aanmaken van een overkoepelende vestiging via [email protected].
Koppelen overige looncomponenten
Het is ook mogelijk om aanvullende looncomponenten te synchroniseren. Momenteel ondersteunt Employes de volgende categorieën:
Declaraties
Openbaar vervoer (vrijgesteld loon)
Reiskosten per km
Nadat je de koppeling hebt ingesteld, kun je deze gebruiken.
Uitleg over de werking van de koppeling
De koppeling heeft hoofdzakelijk de volgende twee functies:
Het synchroniseren van werknemergegevens naar Dyflexis
Het importeren van gewerkte uren van oproepkrachten vanuit Dyflexis naar Employes
Hieronder leggen we per onderdeel uit hoe dit precies werkt:
Het synchroniseren van werknemergegevens naar Dyflexis
Wanneer je nieuwe werknemers toevoegt in Employes, worden die automatisch toegevoegd in Dyflexis. Je kunt de gegevens terugvinden onder 'Externe medewerkers' in Dyflexis. Volg hiervoor de volgende stappen:
Log in bij Dyflexis
Klik op het tandwiel rechtsboven
Ga naar 'Connection'
Ga naar het tabblad 'Externe medewerkers'
Vervolgens klik je bij de betreffende werknemer op de knop 'Nieuw' en kies je voor 'Nieuwe medewerker aanmaken'. Zodra je dit hebt gedaan, is er een nieuwe werknemer in Dyflexis die is gekoppeld aan de werknemer in Employes. Je kunt de externe werknemer ook koppeling aan een reeds bestaande werknemer in Dyflexis.
Wanneer je nu de werknemergegevens in Employes wijzigt, zullen de gegevens van de werknemer in Dyflexis ook direct aangepast worden.
De koppeling is 'one-way' van Employes naar Dyflexis en de gegevens in je salarisadministratie zijn leidend. Voer de wijzigingen van je werknemers dus in Employes door (en niet meer in Dyflexis).
Verder is het belangrijk om te weten dat voor iedere wijziging in het profiel van de werknemer in Employes, er een nieuwe contractperiode wordt aangemaakt in Dyflexis. Dus stel voor een werknemer heeft een jaarcontract in Employes en de werknemer krijgt tussentijds een salarisverhoging, dan zullen er in Dyflexis twee contractperiodes zijn.
Het importeren van gewerkte uren van oproepkrachten
De koppeling biedt tevens de mogelijkheid aan om in de verloning gegevens te importeren vanuit de urenregistratie. Hieronder een uitleg over hoe je uren importeert
Log in bij Dyflexis
Zorg dat alle urenregistraties volledig en goedgekeurd zijn
Ga naar 'Loonadministratie'
Kies het contractsoort 'Variable'
Vergrendel de periode
Klik op het pijltje 'Verzenden'
Volg de verdere wizard voor het verzenden van de uren
Voer bij de periode de cijfers in van de periode (bijv. 01-2026 voor januari '26)
Ga nu naar Employes naar de betreffende periode, en klik daar op 'Importeer uit urenregistratie'.
Hiermee zijn de uren geimporteerd in Employes. Heb je verdere vragen over de koppeling? Neem dan contact op via de chat of [email protected]
Specifieke contractsoorten
De standaard contractsoorten in Dyflexis zijn 'Vast' en 'Variabel'. Hanteer je specifieke contractsoorten in Dyflexis? Dan kun je dit doorgeven via [email protected] Wij kunnen op de achtergrond een 'mapping' instellen hiervoor.